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進入新千年后，會議營銷是中國健康產業(yè)市場最具爭議的營銷模式。  1999年底，當我們大多數保健品企業(yè)還在媒體和終端上廝殺的時候，我們突然看到天年、中脈等一大批保健品企業(yè)利用會議營銷，輕松投放了數億的銷售額。每年都將財富裝入他們的口袋。  ，就像從夢中醒來一樣。 事實證明，不需要打廣告，不需要進入渠道，依然可以每天賺錢。 因此，新千年的營銷創(chuàng)新成為熱門話題，會議營銷成為人們關注的焦點。 一大批在傳統渠道中迷茫的保健品企業(yè)紛紛涉足會議營銷領域。 三年過去了，會議營銷的現狀如何？ 你找到金礦了嗎？

現實情況并不樂觀。 進去之后，我們的創(chuàng)業(yè)者發(fā)現，會議營銷給我們帶來的并不全是綠泉，而是一盆苦水等著我們喝！ 員工隊伍壯大困難，客戶資源極度稀缺，運營費用居高不下。 一位做會議營銷的朋友甚至向我抱怨：“每次會議都像打一場仗，總是讓人心驚膽戰(zhàn)?！?/p>

營銷不是賭博！ 目前，很多會議營銷企業(yè)都面臨著困境，尤其是那些抗風險能力低、經驗不足的中小型保健品經銷商。 尋找原因有兩點不可忽視：1、掠奪性的市場開發(fā)；  2、經營管理有待提高。

對于掠奪性市場開發(fā)、欺騙客戶的短期行為，是社會絕對不能容忍的。 最終只是一石一尺，企業(yè)無法長遠發(fā)展。 本文將從10個會議營銷管理數據中的10個場館管理數據入手，結合一些會議營銷公司案例，為我們眾多會議營銷公司的運營管理提供參考。

10個會議營銷管理數據的場館管理數據：

1.員工與顧客的比例。 客服人員與客戶的正常比例是1：5，即1個客服人員只能邀請5個客戶。  （客服人員不包括接待、咨詢、后勤等人員）在準備會議之前，首先要確定出席會議的客戶人數，然后根據客戶人數安排其他工作，例如會議場地大小、購買禮品多少等。 通常，顧客的數量是由為顧客服務的員工數量決定的。 這是因為服務和銷售貫穿于整個會議過程。 客戶邀請過多，客服人員奔波于幾個客戶之間，很容易導致溝通不暢，難以達成銷售，資源浪費嚴重。 更重要的是，由于員工工作量過大，服務質量有所下降，出現了一些顧客的投訴。 客戶邀請?zhí)?，顯然是對現有投資資源的浪費。  2002年，時任某保健品集團西南營銷總監(jiān)的我，1月15日在四川成都銀河王朝大酒店宴會廳召開了數百人的會議，當時不到100人。成都地區(qū)員工。 客服人員只有80人左右。 按照1：5的比例會銷團隊公司，只能邀請400名客戶參加活動。 初步規(guī)劃，工作按照400人安排，但開會時，來了640名客戶，嚴重人滿為患。 會上員工與顧客的比例達到1：8，現場造成極大混亂。 雖然銷量達到了預期目標，但給客戶留下了很多遺憾。

2、新老客戶邀請比例。 受邀客戶中新客戶與老客戶的比例。 我們將未購買或使用過產品的客戶稱為新客戶。 購買過或使用過產品的顧客稱為老顧客。 一般情況下，比例為6：4，即100人的會議中，有60名新客戶和40名老客戶。 一些一次性消費的保健品，如昂貴的醫(yī)療器械，會適當增加新顧客的比例，而某些重復銷售的產品，如保健食品，會適當增加老顧客的比例。

首先，邀請客戶的目的是什么？ 邀請新客戶來參加會議的目的很明確——銷售！ 邀請老客戶參加會議的目的有三個：1、轉售；  2、推薦新客戶； 老顧客經常來參加活動，彼此也很熟悉，自然敢說敢唱。 對于新客戶來說，一切都是陌生的，有些拘束，這就是為什么老客戶越多，現場氣氛就越容易控制。 因此，我們在設計客戶比例時，總是仔細考慮新老客戶的比例。 如果新客戶比例大，看起來銷售潛力就大。 然而，現實往往恰恰相反。 由于新客戶多，老客戶少，現場大部分產品都沒有使用過。 是的，新客戶很難對公司和產品建立信任感，也很難實現銷售。 熟客越多越好嗎？ 不是全部！ 新客戶是宣傳和銷售的重點對象，當然，如果你打算舉辦公益活動或老客戶答謝會，那就是個例外。 公司剛開始經營會議營銷時會銷團隊公司，沒有老客戶，全是新客戶。 只有加強其他環(huán)節(jié)才能獲得客戶的信任。 即使是一次性消費的保健品，也少不了老顧客的參與。 我在負責一家床保健品公司廣東市場的時候，參加了順德市一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)市場的營銷會議。 到場人數有100人，其中老顧客80人，新顧客只有20人。 我在同一個小鎮(zhèn)生活了幾十年，大多數顧客都互相認識。 當一位新顧客來到會場時，他立即被近十名老顧客圍住。 你對他說一句話。 口碑的力量是神奇的，新客戶一到就下單，銷售率極高。 借助老客戶的力量，團隊的銷售額一直保持在每月15萬以上，已被樹立為我們地區(qū)的典型典范。 當然，銷售的成功有綜合的原因，客戶資源的質量、會前的預熱等都是必要的因素。

3、顧客出席率。 十管理和七管理數據的管理數據在管理線上（online）。

實際出席會議的客戶數量與會前計劃邀請的客戶數量對比，接近100%的比例是最好的，10%以內的偏差是比較正常的。 我們公司最擔心的是客戶到座率低。 如果顧客出席率高的話問題不大。 但如果上座率過高，會導致場館硬件超載，導致服務質量下降，引發(fā)顧客投訴。 我們不想的。 尤其是在旅游營銷方面。 客戶資源來源很多，包括員工在社區(qū)的科普、媒體收藏、老客戶的推薦等。 老客戶推薦的客戶，如果員工做好會前預熱（打電話或上門發(fā)邀請函），出席率會很高。 這個數據可以綜合反映兩個問題。 一是我們的會議營銷對客戶的吸引力，二是我們公司的會議管理能力。 只有對顧客有吸引力，顧客才會愿意來，所以一些非常優(yōu)秀的會議營銷公司有時會在銷售會議之前召開員工動員會。 動員會的一個很重要的環(huán)節(jié)就是：銷售會議邀請亮點培訓。 創(chuàng)建和搜索邀請亮點以吸引客戶參加會議。 顧客到座率還受到天氣、時間、環(huán)境等諸多因素的影響，很難達到100%的最佳狀態(tài)。 例如，如果也是周日，有些人有時間參加會議，而有些人則想與難得見面的家人團聚。 隨著市場競爭的加劇和客戶的理性開發(fā)，目前大多數企業(yè)面臨的問題是客戶到座率較低，只有50%~60%之間。 增加會議的吸引力是提高客戶參加會議率的最佳途徑。 根據各方的實際情況，有的將會議改為邊吃飯邊開會，有的則增加會議的贈送禮品。 我以之前成都會議為例，參加會議的客戶比例。 會議原計劃400人，實際到了640人。 這是因為它增加了會議對客戶的吸引力。 發(fā)布會之前，我利用集團公司的關系，請來了幾位國寶。 級別醫(yī)學教授親臨現場咨詢，同時對會議新聞進行了包裝整合。 去年“非典”期間我正好在上海。 上海市民不愿外出。 此外，上海市政府發(fā)文嚴禁30人以上活動。 會議營銷公司陷入困境。 我所在的公司緊急調撥了大量口罩用于公益捐贈，收集了大量客戶資源，同時積極組織20人的小型銷售會議，同時做好消毒工作，為了為提高客戶出席率，所有出席會議的客戶都會獲贈“SARS”防非典口罩，從而吸引客戶前來參加會議。 顧客到座率可細分為老顧客到座率和新顧客到座率。

4、定期顧客到座率。 實際參加會議的老客戶數量與會前計劃邀請的老客戶數量對比，接近100%的比例是最好的，10%以內的偏差是比較正常的。 該數據能夠真實反映客戶在使用產品時對企業(yè)的忠誠度水平。 由于我們對老客戶比較熟悉，而且老客戶對公司和產品也有感情，所以老客戶的上座率一般都比較正常，沒有太大的波動。 有時甚至還會多出幾個不請自來的顧客，不打電話就來了。 當他們到達會場時，他（她）會抱怨我們的工作人員，為什么他們不叫他（她）來。 有很多老客戶比我們一些員工更清楚公司那天有活動。 很多老顧客都認識，大家都會互相轉告。 當然，這與會議的吸引力有很大關系。 如果一家經營正常的公司開會時老客戶出席率很低，我們就有理由懷疑該公司是否在做一次性交易。

5、新客到來率。 實際參加會議的新客戶數量與會前計劃邀請的新客戶數量對比，比例接近100%為最佳，偏差在20%以內較為正常。 這些數據能夠真實反映企業(yè)或產品在新客戶心目中的知名度和美譽度。 新顧客的上座率普遍低于老顧客。 因為新客戶不了解公司和產品，甚至產生懷疑。 但老客戶推薦的新客戶除外。 通過老顧客的介紹，和老顧客一起來到會場，購買率也很高。 新客戶的到來是銷售的保證，很多企業(yè)的新客戶到場率不足50%。 在如何提高老客戶帶來新客戶的積極性方面，我的一位朋友在上海市場做了一個很好的案例，“非典期間為了提高公司的新客戶資源開發(fā)，在所有上海老客戶”“積分換金”活動中非常重要的一項是：老客戶帶新客戶參加活動時可以獲得一定的積分，當積分達到一定的值時，即可獲得一定的積分。達到等級后，可免費兌換同等公司產品。 產品積極號召自己的朋友來公司參加活動，“非典”后一個月內公司銷售額突破百萬。

6、與會客戶購買率。 會議上購買產品的客戶數量與會議客戶總數的比例通常為1:5，即會議上的5個客戶中有1個會進行購買。 當然，這個比例越高越好。 這個比例是會議現場整體運營是否成功的重要評估數據。 影響顧客購買率的因素很多，主要有以下五個方面：一是工作人員溝通是否到位； 二是咨詢醫(yī)生的解釋和咨詢水平； 五是優(yōu)惠政策的制定。 還有其他不可忽視的燈光、音響、節(jié)目安排等次要因素。

7、出席會議的客戶人均銷售額。 與會議總銷售額和參加會議的客戶總數相比，人均達到800元的比例很正常，而且比例越高越好。 這個比率是評價會議成功與否的第一個數據。 比參會客戶的購買率更重要的是，這個數據關系到企業(yè)能否盈利或虧損。 影響這一比例的因素除了影響顧客的購買率外，還有一個因素，那就是公司銷售政策的制定。 我受珠海某公司邀請，為該公司做會務培訓，發(fā)現該公司的會議營銷參加會議的客戶購買率非常高，甚至達到30%，但客戶人均銷售額卻為人均低至200元。 找到原因非常簡單。 顧客每次的購買金額只有1000元左右，甚至更低。 公司代理了多種產品，效果很好。 咨詢了醫(yī)生后，我建議將公司的產品組合成立體健康套餐，讓顧客一起購買幾種產品并一起使用，以三個月的用量為起點。 公司老板接受了我的建議，制定了新的銷售政策。 會前我還對員工進行了價格突破心理障礙的培訓。 雖然與會客戶的購買率有所下降，但與會客戶的人均銷售額卻增長了一倍。

8、參加會議的客戶人均費用。 會議實際總費用與出席會議客戶總數的比較，人均費用根據國民經濟和不同營銷形式，設定上限： 1、簡單會議營銷費用每人不超過20元；  2、餐飲營銷費用每人不超過40元；  3、旅游營銷費用每人不超過100元。 在預計銷售能夠保證利潤的情況下，可以適當增加費用。 該數據是會務成本核算的重要依據。 會議實際總成本是指一些平時不發(fā)生、只在會議中發(fā)生的現金支出，如場地費、儀器租賃費等，這個成本實際上是成本核算中的可變成本部分。 由于總支出和總出席人數基本可以預測，因此計劃數據與實際數據的差異隨著客戶出席率的變化而變化，基本上是可控的。 同時，這個數據可以評估企業(yè)會議成本管理的能力，直接影響利潤。 這個數據還可以評估企業(yè)對會務投入的信心。

9、會議費用投入產出比。 會議發(fā)生的總費用與總銷售額的理想比例是1：10，即會議營銷投入1元錢，應產生不少于10元的銷售額。 這些數據也是成本核算的重要依據。 由于無法準確預測輸出，因此無法控制數據。 無論是會議、餐飲還是旅游，我們都需要嚴格控制成本核算。 如果不注重對數據的控制，我們可能會面臨產品銷售火爆，但公司卻沒有利潤。  2003年底，受廣東某保健食品公司老板委托，我到江門分公司調研，發(fā)現該公司主要問題是會議費用投入產出比過高，甚至達到4點10分，公司每次銷售產品100元。  ，會議費就要40元，公司根本沒有利潤。 深入調查發(fā)現，江門會議營銷市場競爭非常激烈。 該公司在江門當地召開的會議，客戶出席率很低，因此不得不開展旅游營銷，帶客戶出江門旅游。 旅游營銷的成本是昂貴的。 我給出的建議是讓它在本地開展餐飲營銷來突破困境。 我們在江門找了一家不錯的西餐廳，將銷售會議與午餐結合起來，邀請了60多名客戶參加會議。 據會后統計，現場銷售額2.5萬元，產生的費用不到2400元。 會議費用投入產出比為9.6%，達到了預期目的。 后來結合廣東顧客喝早茶的習慣，幾個銷售部門每天輪流邀請顧客喝早茶，只檢測，不講課，由醫(yī)生主持顧客討論。 他們每天投入200元，平均每筆銷售收入2000元。  2萬元，會議費用投入產出比為3%，公司初步突破了成本困境。

10. 退款率。 對于會后客戶退款金額與會場現場訂單金額的比較，該比例的正常值不高于1：5。 即現場銷售的5元產品中，會后可能有1元的退款。 由于會議營銷的銷售特點（如參加會議的客戶購買金額大、購買目的不明確），客戶很少在會場給現金。 企業(yè)的一般做法是當場向客戶發(fā)出訂單，客戶支付少量定金。 等到約定的時間再上門送貨、收款。 顧客離開場地后，很容易受到其他因素（如其他家庭成員）的干擾。 此時客戶還沒有收到產品，剛剛下單，所以叫退貨而不是退貨。 拒付率居高不下，綜合反映了公司品牌形象和售后服務仍存在諸多漏洞。 也有個別情況是會場銷售氣氛太好，讓顧客暫時失去理性，離開會場后很容易后悔并退貨。 還有就是公司員工現場攻單能力太強，一些不成熟的客戶也被轟下來。

總結

通過場館管理的十大數據，我們可以清楚地知道我們的會議營銷問題在哪里，我們的管理薄弱環(huán)節(jié)在哪里。 同樣操作一場會議營銷，有成功，也有失敗，差別在哪里？ 細節(jié)！ 細節(jié)！ 正確的！ 這就是對細節(jié)的關注！ 細節(jié)決定成敗！