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- 發(fā)表時間：2023-08-24 11:04:40
- 標(biāo)簽：如何讓我們的會議變得有趣又有效？（深度好文）
文字：易銷銷售支持中心
在上一篇文章中，我們闡述了團隊會議的五大作用，即“聚焦、共識、激勵、解決問題、賦權(quán)”。 今天，我們繼續(xù)討論如何使我們的會議變得有趣和有效。
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會議開始要有“儀式感”，而且缺一不可。
什么是“儀式感”？ 只是讓人覺得這是一個不尋常的時刻，人們不由自主地被吸引，愿意積極參與，令人印象深刻。 試想一下，大家稀疏地走進會議室，腦子里還想著會議室外的各種事務(wù)。 如果想讓大家快速進入?yún)⑴c狀態(tài)，具有儀式感的開場環(huán)節(jié)就可以起到這樣的“頻道切換”作用。
比如，大家起立宣讀一份企業(yè)文化和價值觀； 又比如，大家一起做簡單的健美操或者小游戲； 或者，主持人給出一個善意、幽默的“外貌推薦”，會讓與會人員“耳目一新”，進而身心投入到會議中。磨刀不誤砍柴工，一個好的“儀式感”開幕是良好參與狀態(tài)的充分保證。
-2-
會議中“誰來主導(dǎo)”也是很有學(xué)問的安排。
我見過很多“勤奮”的管理者。 從會議開始到結(jié)束，基本上都是他自己的“秀場”和“一句話”。 這樣的會議雖然不會有任何瑕疵，但也不可能達成“共識”。
但也有一些“懶惰”的管理者，在會議上給下屬更多的表現(xiàn)機會，鼓勵下屬代表管理者解讀數(shù)據(jù)和政策，鼓勵下屬站在管理者的角度思考和分析問題。 然后管理者會在聽取更多不同角度的聲音后發(fā)表自己的觀點并做出最終決定。 這樣的會議，雖然現(xiàn)場有點“放縱”，但可以收放自如，集思廣益。
我們常說：強將之下無弱兵。 現(xiàn)在不是這樣了。 如果主管太強勢，他就得擼起袖子親力親為，手下的人就沒有表現(xiàn)的機會了。 相反，那些愿意給下屬發(fā)揮帶頭作用的機會的管理者，才能真正培養(yǎng)出一支既有自信又有戰(zhàn)斗力的好團隊；
除了以上兩點之外，會議中的“做筆記”應(yīng)該成為“標(biāo)配”。
如今，大多數(shù)人說得很多，記得很少，采取行動的人就更少了。 尤其是在會議上，大家都說了自己說過的話，但如果不寫下來，過不了多久就會忘記。 下次開會會議營銷團隊，已經(jīng)說過的話又重復(fù)了，表達的態(tài)度又重復(fù)了，如此反復(fù)，會議就會變得低效、無趣。
“好記性不如爛筆”，我們特別強調(diào)，會議中必須設(shè)置“會議錄音機”，不是記錄每個人發(fā)言的“時間順序”，而是實時記錄會議的情況。會議形成重要共識。 制定堅定的行動計劃。 會議的有效性，恰恰在于會議輸出了多少可跟進、可核查的“行動計劃共識”。
作為會議的主持人，此時需要做的就是控制會議的節(jié)奏。 每當(dāng)有“共識”需要記錄時，就要及時公開重復(fù)這個“共識”，并提醒會議記錄員實時記錄。
—3—
會議結(jié)束后最重要的就是輸出“會議紀(jì)要”。
請注意，這是“會議紀(jì)要”而不是“會議紀(jì)要”。 會議紀(jì)要不在乎文字的長度會議營銷團隊，而在乎簡潔和見解。 “會議記錄員”應(yīng)負責(zé)盡快整理會議紀(jì)要，發(fā)送給全體與會者，并抄送相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)。 管理者還應(yīng)及時審閱會議紀(jì)要，確保內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和全面性。
另外，會后的Follow Up也極為關(guān)鍵。
我們常說，沒有后續(xù)行動的行動計劃就是“流氓”。 根據(jù)會議紀(jì)要列出的各項行動計劃和相關(guān)責(zé)任人，大家分頭行動，目標(biāo)導(dǎo)向，做好過程中的檢查和糾正工作。 下次會議應(yīng)設(shè)立回顧上次會議行動計劃實施結(jié)果的環(huán)節(jié)。 只有這樣，才能真正做到言行一致、負責(zé)任、進步。
-結(jié)論-
如果你不知道如何召開會議，你就不是一個好的管理者。 經(jīng)理們無法避免會議，但他們可以提高會議效率。 上述行動策略不僅適用于銷售團隊，也適用于所有職能組織。
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